2025 yılı Kamu İhale Tebliği’ne göre tek seferde yapılacak doğrudan teminlerde KDV Hariç üst limit 800.366,00-TL’dir.

Proje kapsamında mal veya hizmet alımı yapmadan önce bap@kastamonu.edu.tr elektronik posta adresine BAP birimi internet sitesinde formlar bölümünde yer alan “mal alım istek formu” veya “hizmet alım istek formu” doldurarak gönderilmesi gerekmektedir. Alım yapılacak malzemeler veya hizmetler, projede yer alan alım listesiyle birebir aynı olmalıdır. Ayrıca gönderilecek elektronik postada piyasa fiyat araştırmasında görev alacak olan 2 kişinin ismi de yer almalıdır. Mal alım istek formunda teknik türde olan malzemeler talep edilirken malzeme türünün ayrıca belirtilmesi gerekmektedir. Örneğin bir deney tüpü talebinin yanında “laboratuvar malzemesi”, buharlı yemek kazanı talebinin yanında “diğer dayanıklı mal ve malzeme alımları” gibi ifadeler yazmalıdır.

Gönderilecek olan bu bilgilere istinaden proje yürütücüsünün elektronik posta adresine BAP tarafından onay belgesi gönderilecektir. Yürütücüye gönderilen onay belgesi üzerindeki imzalar tamamlanarak BAP birimine elden teslim edilmelidir. Ardından ilgili evrakın imza süreçleri tamamlanıp sisteme girişi yapılacaktır.

Bu işlemlerin ardından BAP tarafından proje yürütücüsün ilgili alımın / alımların yapılabileceğin dair bir bilgilendirme maili gönderilecektir. Mailin yürütücüye ulaşmasını ardından firmalardan proforma fatura alınarak alım süreci başlatılabilecektir. Onay belgesi BAP birimince işleme alınmadan önce kesilen faturaların ödemesinin yapılması mümkün değildir.

Alım gerçekleştikten sonra ilgili firmaya ödeme yapılabilmesi için BAP birimine ulaştırılması gereken belgeler sırası ile şu şekildedir;

1. Onay belgesi (1 nüsha olarak düzenlenmelidir. Piyasa fiyat araştırmasında yer alan iki kişi isimlerinin karşısını imzalamalıdır.)

2. Piyasa fiyat araştırması tutanağı (1 nüsha olarak düzenlenmelidir. KDV Hariç Tutarlar yazılmalıdır.)

3. En az 3 ayrı firmadan alınan proforma/teklif mektubu

4. EKAP yasaklılık teyidi (1 nüsha olarak düzenlenmelidir. En uygun teklifi veren firmanın yasaklılık sorgulaması yapıldığını gösterir belge) Sorgulama Linki: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Yasaklilik/YasakliSorgu.aspx

5. Satın almanın yapıldığı firmadan alınan fatura (Fatura Bilgileri: Kastamonu Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Vergi No:5270444266, proje numarası faturanın alt kısmında uygun bir yere yazılmalıdır).

6. Fatura’da proje yürütücüsü uygun bir yere adını ve soyadını yazarak imzalamalıdır.

7. 5.000-TL’nin üzerindeki alımlarda Kastamonu Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğüne ya da ilgili makama hitaben alınacak olan güncel “Vergi Borcu Yoktur” belgesi.

8. Muayene ve kabul komisyonu tutanağı (Mal alımı ve hizmet alımı için ayrı formatlardaki belge doldurulmalıdır. Fatura ile aynı gün düzenlenmeli ve ıslak imzalı olmalıdır.)

9. Satın alınan demirbaş ve sarf malzemelerin yürütücünün kadrosunun bulunduğu birimin taşınır kaydına girmesi gerekmektedir. Bu işlemi ilgili birimin taşınır kayıt kontrol yetkilisi yapacaktır. Taşınır işlem fişindeki (2 nüsha) teslim alan ve teslim eden kısımları doldurulup imzalanmalıdır. Ayrıca ilgili taşınır görevlisinden alınacak tüketim çıkış ve devir giriş-çıkış belgeleri ödeme evraklarına eklenmelidir.